Wynajmujesz mieszkanie i obawiasz się, że lokator przestanie płacić, ale nie będzie chciał się wyprowadzić? Najem okazjonalny wzmacnia pozycję właściciela dzięki notarialnemu oświadczeniu o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, jednak działa tylko wtedy, gdy dopilnujesz dokumentów, terminów i zgłoszenia do urzędu skarbowego. Poniżej wyjaśniam, jak ta forma umowy wpływa na zadłużenie, eksmisję, podatki i codzienne bezpieczeństwo wynajmującego.
Najważniejsze zasady, które decydują o bezpieczeństwie właściciela
- Umowa na czas oznaczony może trwać maksymalnie 10 lat i musi mieć formę pisemną.
- Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji oraz wskazuje lokal, do którego może się przeprowadzić.
- Właściciel ma tylko 14 dni od rozpoczęcia najmu na zgłoszenie umowy do właściwego urzędu skarbowego.
- Przy zaległościach czynszowych ta forma nie pozwala od razu wyrzucić lokatora ani automatycznie odzyskać pieniędzy.
- W 2026 roku maksymalna ustawowa kwota wynagrodzenia notariusza za oświadczenie wynosi 480,60 zł, przed doliczeniem ewentualnych kosztów dodatkowych.
Co naprawdę daje ta forma najmu
Umowa najmu okazjonalnego jest rozwiązaniem dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Dotyczy mieszkania wynajmowanego na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Jej najważniejszym elementem jest zobowiązanie lokatora, że po zakończeniu umowy opróżni lokal i go wyda.
Nie oznacza to jednak, że właściciel może samodzielnie wymienić zamki albo usunąć rzeczy najemcy. Gdy lokator nie wyprowadzi się dobrowolnie, trzeba doręczyć mu formalne żądanie opróżnienia lokalu, a później wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dopiero z takim tytułem można skierować sprawę do komornika.
W praktyce największą korzyścią jest brak konieczności prowadzenia klasycznego procesu o eksmisję, o ile wszystkie warunki zostały spełnione. To ważne przy zadłużeniu, ponieważ właściciel szybciej odzyskuje możliwość dysponowania mieszkaniem. Sama procedura nadal wymaga jednak czasu, dokumentów i poprawnego działania.
Czego ta umowa nie załatwia
Notarialne oświadczenie dotyczy przede wszystkim opróżnienia i wydania lokalu. Nie jest automatycznie tytułem egzekucyjnym na zaległy czynsz, odsetki, rachunki za media czy koszty napraw. Jeżeli lokator zostawi dług, właściciel może potrzebować osobnego wezwania do zapłaty, pozwu albo odrębnego zabezpieczenia wierzytelności.
Dlatego nie traktuję tej konstrukcji jako zamiennika weryfikacji najemcy. Dobrze przygotowana umowa ogranicza ryzyko problemów z odzyskaniem mieszkania, ale nie eliminuje ryzyka niewypłacalności. Przed podpisaniem warto sprawdzić źródło dochodu, sposób płatności i osoby, które faktycznie będą mieszkać w lokalu.
Dokumenty, których nie można pominąć
Sama kartka zatytułowana „umowa najmu okazjonalnego” nie wystarczy. Do umowy trzeba dołączyć zestaw dokumentów, a brak jednego z nich może pozbawić właściciela uproszczonej ścieżki odzyskania lokalu.
| Dokument | Kto go przygotowuje | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|---|
| Umowa najmu w formie pisemnej | Właściciel i najemca | Określa lokal, czynsz, opłaty, czas trwania i zasady wypowiedzenia. |
| Akt notarialny najemcy | Najemca | Zawiera dobrowolne poddanie się egzekucji i zobowiązanie do opuszczenia lokalu. |
| Wskazanie innego lokalu | Najemca | Pokazuje, gdzie lokator może zamieszkać po wykonaniu egzekucji. |
| Zgoda właściciela lokalu zastępczego | Właściciel lub osoba mająca tytuł prawny do lokalu | Potwierdza realną możliwość zamieszkania najemcy i osób z nim mieszkających. |
| Zgłoszenie do urzędu skarbowego | Właściciel | Jest warunkiem korzystania z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu. |
Najemca musi wskazać lokal, w którym będzie mógł zamieszkać po wykonaniu egzekucji. Jeżeli później straci taką możliwość, ma 21 dni od dnia, w którym dowiedział się o problemie, na wskazanie nowego adresu i dostarczenie zgody osoby uprawnionej do tego lokalu.
Zgoda właściciela lokalu zastępczego nie zawsze musi mieć podpis poświadczony notarialnie. Wynajmujący może jednak tego zażądać. W praktyce warto wymagać dokumentu, który nie budzi wątpliwości, szczególnie gdy lokal należy do osoby niespokrewnionej z najemcą.
Umowę i każdy jej aneks trzeba sporządzić na piśmie pod rygorem nieważności. Notariusz nie musi sporządzać całej umowy. Obowiązkowa jest wizyta najemcy w kancelarii w celu złożenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji.
Jak wygląda odzyskanie lokalu przy zadłużeniu
Opóźnienie w płatności nie daje właścicielowi prawa do natychmiastowego rozwiązania umowy. Przy zaległości czynszowej trzeba działać zgodnie z umową i przepisami. W przypadku wypowiedzenia z powodu niepłacenia czynszu znaczenie ma między innymi zaległość za co najmniej trzy pełne okresy płatności, wcześniejsze pisemne uprzedzenie oraz wyznaczenie dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę.
Moja praktyczna rada jest prosta: reaguj już przy pierwszym opóźnieniu. Zachowaj potwierdzenia przelewów, wysyłaj wezwania w sposób pozwalający udowodnić doręczenie i prowadź krótką, rzeczową korespondencję. Czekanie, aż dług urośnie do kilku tysięcy złotych, zwykle nie poprawia sytuacji żadnej ze stron.
Przeczytaj również: Hipoteka przymusowa: Jak wpisać i odzyskać dług?
Procedura po zakończeniu umowy
- Umowa wygasa albo zostaje skutecznie rozwiązana.
- Jeżeli lokator nie opuszcza mieszkania, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem.
- W żądaniu trzeba wskazać umowę, przyczynę jej zakończenia oraz termin wyprowadzki wynoszący co najmniej 7 dni od doręczenia.
- Po bezskutecznym upływie terminu właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.
- Po uzyskaniu tytułu wykonawczego sprawę można skierować do komornika.
Właściciel powinien mieć przygotowane potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego, dokument potwierdzający jego tytuł prawny do mieszkania oraz dowód doręczenia żądania. Brak potwierdzenia zgłoszenia może przekreślić możliwość skorzystania z uproszczonej procedury.
Trzeba też pamiętać, że nie wolno samodzielnie odcinać mediów, wynosić rzeczy lokatora ani blokować mu dostępu do mieszkania. Takie działania mogą narazić właściciela na odpowiedzialność i dodatkowy spór, nawet jeżeli najemca rzeczywiście ma dług.
Koszty, podatki i różnica między zwykłą umową a zabezpieczeniem
W 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł. Ustawowy limit wynagrodzenia notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy to jedna dziesiąta tej kwoty, czyli 480,60 zł. Do rachunku mogą dojść podatek VAT, wypisy aktu oraz ewentualne poświadczenie podpisu, dlatego przed wizytą warto poprosić kancelarię o orientacyjną wycenę.
Kaucja może zabezpieczać czynsz, opłaty, szkody i koszty egzekucji, ale jej wysokość nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu. Po opróżnieniu lokalu powinna zostać rozliczona i zwrócona w ciągu miesiąca, po potrąceniu uzasadnionych należności właściciela.
Ta forma umowy nie tworzy osobnej stawki podatku. Przy prywatnym wynajmie właściciel rozlicza przychód na zasadach ryczałtu. Stawka wynosi 8,5% do 100 000 zł przychodu oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit. Podatek dotyczy przychodu, a nie dopiero kwoty, która zostanie po odjęciu wszystkich kosztów.
| Element | Zwykły najem | Najem z oświadczeniem notarialnym |
|---|---|---|
| Forma umowy | Pisemna lub ustna, choć pisemna jest zdecydowanie bezpieczniejsza | Pisemna pod rygorem nieważności |
| Lokal zastępczy | Nie jest wymagany | Najemca wskazuje lokal i przedstawia zgodę uprawnionej osoby |
| Notariusz | Nie jest konieczny | Najemca składa akt notarialny o poddaniu się egzekucji |
| Odzyskanie mieszkania | Zwykle wymaga pozwu o eksmisję | Możliwe jest uzyskanie klauzuli wykonalności aktu notarialnego |
| Zgłoszenie do urzędu | Nie dotyczy tej formy | Właściciel ma 14 dni od rozpoczęcia najmu |
Jeżeli właściciel prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali, właściwym rozwiązaniem może być najem instytucjonalny. Nie należy mieszać obu konstrukcji, ponieważ różnią się między innymi wymogiem lokalu zastępczego i statusem wynajmującego.
Co sprawdzić przed podpisaniem, żeby zabezpieczenie działało
Przed wydaniem kluczy sprawdzam przede wszystkim, czy dokumenty są ze sobą spójne. Adres mieszkania, dane stron, okres obowiązywania umowy i opis lokalu powinny być zgodne w umowie, akcie notarialnym oraz oświadczeniu dotyczącym lokalu zastępczego.
- Sprawdź datę rozpoczęcia najmu, bo od niej liczy się 14-dniowy termin zgłoszenia do urzędu.
- Ustal w umowie dokładny dzień płatności czynszu i sposób doręczania wezwań.
- Zrób protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników, zdjęciami i opisem wyposażenia.
- Wpisz zasady rozliczania mediów, napraw i potrąceń z kaucji.
- Zweryfikuj, kto faktycznie będzie mieszkał w lokalu i czy każda pełnoletnia osoba została ujęta w dokumentach.
- Zachowaj potwierdzenie zgłoszenia umowy oraz wszystkie dowody płatności i korespondencję.
Właściciel mieszkania w Słupsku zgłasza umowę do urzędu skarbowego właściwego według swojego miejsca zamieszkania, a nie automatycznie według adresu wynajmowanego lokalu. To drobny szczegół, który łatwo przeoczyć, zwłaszcza gdy mieszkanie znajduje się w innej miejscowości.
Nie warto też kopiować starego wzoru umowy bez sprawdzenia załączników. Najczęstszy błąd polega na podpisaniu dokumentu u notariusza, ale pominięciu zgłoszenia albo niewłaściwym określeniu czasu trwania umowy. Wtedy właściciel może mieć poczucie bezpieczeństwa, którego w razie sporu faktycznie nie uzyska.
Najbezpieczniejszy moment na reakcję to pierwsze opóźnienie
Dobrze przygotowana umowa ogranicza ryzyko, ale nie zastępuje rozsądnej selekcji najemcy, protokołu i szybkiej reakcji na zaległości. Największą wartość daje połączenie trzech elementów: poprawnych załączników, terminowego zgłoszenia i dokumentowania płatności.
Jeżeli dług już powstał, nie należy zwlekać ani próbować odzyskać mieszkania siłą. Trzeba ustalić podstawę wypowiedzenia, prawidłowo doręczyć pisma i osobno zadbać o dochodzenie pieniędzy. Przy większej zaległości lub sporze o ważność dokumentów konsultacja z prawnikiem może kosztować mniej niż wielomiesięczne oczekiwanie na rozwiązanie problemu.
